Informatie bewaren doen we elke dag, en de hoeveelheid informatie die we willen bewaren neemt alleen maar toe. Maar wat kost het aanhouden van informatie nu echt, en wat zijn de financiële gevolgen als je dat niet doet?

Het gaat uiteindelijk toch weer om geld, informatie opslaan kost nu eenmaal geld in welke vorm je dat ook doet of gaat doen.

Als je keuzes gaat maken, en hebt bepaald wat je allemaal gaat opslaan en hoe, zoals eerder omschreven dien je je te houden aan geldende wet- en regelgeving, dan is het uiteindelijk een kostenafweging. Niet alleen de kosten van (vaak digitale) opslag, maar ook de kosten zoals u nu omgaat met opslag van informatie.

 Maar waar zitten de kosten dan in?

Natuurlijk kost het nu geld om fysieke documenten op te slaan, dat kost vierkante meters in uw pand. Of als u extern de meest belangrijke informatie hebt geborgd betaalt u daar ook voor.

Maar nog meer kosten, vaak verborgen, zitten in  de tijd die uw organisatie spendeert aan het plaatsen, zoeken en hopelijk vinden van belangrijke informatie. Dat kost tijd, en tijd is geld.

En wat de kosten kunnen zijn als u informatie mist, niet terug kunt vinden of niet correct hebt behandeld is lastig in te schatten. Dat is een risico dat u goed moet afwegen! Als u gecontroleerd wordt door een instantie, en niet kunt voldoen aan richtlijnen loopt u risico op een boete. Als u een dispuut hebt met een medewerker of leverancier dient u aantoonbaar correct met informatie om te hebben gegaan. Dat kan vaak over grote bedragen gaan.

En stelt u zich eens voor dat u de laatste certificering, testrapport of controle rapport niet kunt overhandigen van een van uw geleverde apparaten. Boetes, slechte media hebben direct gevolg voor uw imago en dus ook kost dat geld. Niet altijd goed meetbaar, maar u kunt zich voorstellen dat u orders mist in de toekomst.

Twee soorten 

Er zijn eigenlijk twee soorten ROI; Return On Investment, deze is vooral intern gericht op kosten van bedrijfsvoering. Maar een ROI zoals Risk Of Ignorance, die extern gericht is en met name op financieel risico en imago schade is gericht (wat als u niets doet wat zijn dan de financiële gevolgen) is nog veel belangrijker!

 ROI (Return On Investment);

Bepaalt de kosten van nu versus de toekomst

Fysiek opslaan kost geld; dat weten we allemaal. OF het nu in de kast is of in het archief. Wat je lang wilt bewaren kost nu eenmaal ruimte. Dat is makkelijk uit te rekenen. Maar wat kost het nu aan TIJD, dat is een stuk lastiger te bepalen. Maar we weten ook allemaal dat fysieke opslag van “de waarheid” erg arbeidsintensief is. Documenten opslaan, indexeren, in mappen stoppen, zoeken en bewerken kost tijd van u en uw medewerkers. En vaak is de informatie in een fysiek archief ook nog digitaal begonnen (printen dus, en dat kost ook geld). Born digital maar niet stored digital….

 Met al deze kosten kun je gaan rekenen, waar werktijd onderzocht moet worden om te komen tot een totaal kostenplaatje.

Wat als we dan digitaal gaan werken? Kunnen we het gehele fysieke archief weggooien? En hoeveel tijd besparen we met digitaal werken en delen van informatie? Dat plaatsing, zoeken, delen, samenwerken positieve effecten heeft is logisch. Ricoh kan u helpen vanuit een brede ervaring om hier een beeld bij te krijgen, en tevens de kosten voor een digitale oplossing in beeld brengen.

Dat maakt onderdeel uit van de business case, gebaseerd op interne kosten.

 

ROI (Risk Of Ignorance);

Bepaalt de financiële- en imago risico’s van nu versus de toekomst.

De Risk of Ignorance, of “het gaat toch goed zo?”. Maar dat is niet altijd waar, sterker nog u ontkomt er in deze tijd echt niet aan om uw informatie op orde te hebben. Weten wat u moet weten en bewaren wat u moet bewaren. Om het simpele feit dat informatie essentieel is in de snelle tijden waarin we leven. En dat informatie steeds omvangrijker wordt, en dat de maatschappij en de instanties ervanuit gaan dat u uw informatie op orde heeft. De voorbeelden zijn legio inmiddels; de medewerker die een contract aanvecht middels een bewaarde e-mail, de leverancier die uw factuur niet betaald omdat u “ergens”een ander prijs had vermeld, de AFM die banken op hun vingers tikt omdat ze niet weten wie hun klanten zijn, de producent die per ongeluk de verkeerde factuur stuurt naar een directe concurrent. De verzekeraar die niet de juiste polisvoorwaarden bij een levenspolis kan terugvinden. De producent van pacemakers die de verkeerde testrapporten bijsluit. Afijn, u begrijpt wat ik bedoel……………

En wat als u dan claims krijgt, hiermee in het nieuws komt?

Het blijft natuurlijk iets zoals een verzekering, kost altijd geld en hopelijk hoeft u nooit te declareren. Maar stel u toch eens voor dat u dat wel moet doen!

De kosten zijn niet hard te maken, de gederfde inkomsten ook niet maar wat wel belangrijk is; u zult mee moeten in de vaart der volkeren omdat er nu eenmaal vaart zit in informatie beheren.

 Maak een goede afweging!

Natuurlijk zijn er altijd kosten mbt de opslag van informatie, in welke vorm dan ook. Maar de informatie neemt alleen maar toe in hoeveelheid en daarmee ook onze afhankelijkheid daarop.

Fysieke opslag kost veel geld, voornamelijk omdat een dergelijke manier van opslag erg arbeidsintensief is. Ook digitaal opslaan kost geld, maar biedt tegelijkertijd veel voordelen. Inzicht in processen, wie heeft wat gedaan op welk moment met informatie (audit trail) , en met welke informatie heeft u beslissingen genomen wordt steeds belangrijker.

Uw informatie zaakjes op orde hebben betekent minder financieel risico, imago schade en u bent klaar voor de toekomst.

 

Dus ja, het kost geld maar is het een te vermijden stap richting de toekomst? Ik denk het niet……