Zelfs voor de meest innovatieve organisaties is het een uitdaging om teams te verbinden en over afdelingsgrenzen heen te laten kijken. Hier reik ik 5 stappen aan om hokjesdenken te doorbreken
In de ideale wereld staat de neus van elke collega dezelfde kant op. Iedereen is op de hoogte van belangrijke projecten en houdt zich bezig met initiatieven die ertoe doen en bijdragen aan de visie, missie en doelen van het bedrijf. Helaas is de realiteit vaak anders. Doorbreek het hokjesdenken in 5 concrete stappen.
In veel (grote) organisaties heerst het ‘hokjesdenken’. Elk team leeft in zijn eigen wereld en kijkt nauwelijks over afdelingsgrenzen heen. Zelfs voor de meest innovatieve organisaties is het een uitdaging om teams te verbinden. In deze blog reik ik managers graag vijf stappen aan om teams in de juiste richting te helpen.
Stap 1: faciliteer kennisdeling
Een waardevolle kans voor veel organisaties is het opzetten van allereerst een cultuur, en later een platform om bestanden en tools centraal te delen. Informatie willen delen, weten dat het bijdraagt aan een ander zijn/ haar ontwikkeling en die van het bedrijf is een belangrijke stap om te nemen, en zich daarvan bewust te zijn. Nog vaak wordt kennis als macht gezien. Implementeer ook een ECM- (Enterprise Content Management) of ECC- (Enterprise Content Collaboration) platform in de cloud. Dit doorbreekt het hokjesdenken, omdat collega’s vrij toegang hebben tot de juiste informatie. En een helder versiebeheer scheelt tijd en voorkomt fouten.
Stap 2: ontwikkel een BYOD-strategie
De mobiele revolutie is in volle gang. Collega’s hebben altijd en overal toegang tot informatie: thuis, onderweg of op kantoor. En dan nóg hebben veel organisaties geen officieel BYOD-beleid. Dit leidt ertoe dat teamleden niet goed weten hoe ze optimaal contact met elkaar houden. Schep helderheid door verwachtingen te managen, een beleid op te stellen met een robuust BYOD-beleid, en gedrag en gebruik te stimuleren.
Stap 3: ken uw teams en projecten
Tip voor managers: houd een operationeel overzicht bij van uw teams, medewerkers en projecten. Neem de tijd om lopende initiatieven goed te evalueren. Dit helpt om tijdig te signaleren dat rollen, vakgebieden of initiatieven overlappen. Identificeer punten waar het hokjesdenken kan worden overstegen en stel uzelf op als bruggenbouwer tussen teams. Help uw medewerkers om kennis en tools te delen, en vier successen die sprekend zijn.
Stap 4: stimuleer een open dialoog
Eén van de grootste barrières voor transparantie is de angst om fouten te maken. Procesoptimalisatie is pas mogelijk als u een cultuur realiseert waarin teamleden resultaten, veranderingen en leerpunten delen. In een positieve sfeer. Organiseer discussies, coach teams en stimuleer feedback geven. Een open dialoog realiseren, kost tijd. Het is echter cruciaal voor een toekomstbestendige organisatie.
Stap 5: investeer in opleidingen
Webinars, kenniscentra en resource hubs zijn tools die u helpen het hokjesdenken te doorbreken. Het is ook belangrijk om af en toe een stap terug te doen en uzelf kritisch af te vragen of elke medewerker snel en efficiënt toegang heeft tot de nodige informatie. Stel teams in staat om hun eigen communicatie en (bij)scholing te organiseren. Dit geldt voor de technologie én de processen.
Het doorbreken van hokjesdenken past binnen een bredere strategie voorinformatieoptimalisatie. Het is onderdeel van de vraag: hoe benut uw organisatie de aanwezige informatie optimaal? Bent u, of uw organisatie bezig met deze vraag?