Verdwalen kan niet meer
Tijdens onze zomer vakantie hadden we het idee gekregen om eens in Polen actief te gaan doen. Zogezegd zo gedaan, mountainbikes achterop en via Booking.com een appartement geboekt. Na wat onderzoek op internet kwamen we terecht in het mooie dorpje Szklarska Poręba, wat tegen het Reuzengebergte en de grens met Tsjechië ligt. Via de plaatselijke VVV, vonden we een vrij gemakkelijke route die niet te steil zou zijn.
De route (zou) uitgepeild zijn, maar u begrijpt het al; dat was niet helemaal waar. Na 3 uur fietsen kwamen we, doodvermoeid, geen bordjes meer tegen en bleek de makkelijke route een steil traject te zijn over paden die we normaal zouden vermijden (kiezels, modder, te steil).
Gelukkig had ik op mijn iPhone de kaart van Polen gedownload in mijn navigatie app. Uiteindelijk bleken we nog 30 kilometer voor de boeg te hebben. Uitgeput maar voldaan, na een stop bij een restaurant onderweg, kwamen we dan ’s avonds toch aan op onze bestemming.
Waarom werkt navigeren altijd en overal?
’s Avonds, genietend van een heerlijk Pools biertje, dacht ik nog even terug aan de dag. En vroeg me af; waarom werkt navigatie ook altijd en overal? Natuurlijk moet je wel een device hebben met een navigatie app erop, maar toch. Overal waar je bent werkt het gewoon, in welk land of continent dan ook.
Ik kwam tot de conclusie dat de reden waarom navigeren altijd werkt in de basis erg simpel is;
- De infrastructuur (GPS satellieten) is altijd voorhanden.
- Je positie wordt bepaald door standaard gegevens, verzameld en beschreven in het World Geodetic System(WGS)
- Je device communiceert via standaarden (GPS Exchange Format) met de satelliet waardoor er geen misverstanden ontstaan welke data nodig is en hoe deze geleverd wordt.
- De gegevens in de navigatie app (waar je zoekt naar bijvoorbeeld een bepaald type restaurant, tankstation of atractie) zijn vastgesteld en helder en beschreven in een POI(Point of Interest). Er is geen verwarring over de terminologie, of je nu in Polen bent of in een ander land is het altijd herkenbaar.
- Het gehele systeem is niet van mij, maar ik gebruik het als consument omdat het werkt en in een behoefte voorziet.
Een zoektocht eindigt, de andere begint
Aan alle mooie dingen komt een eind, zo ook de vakantie. Je eerste dag op het werk start natuurlijk met vakantieverhalen uitwisselen, waarna je klaar gaat zitten om door je bergen e-mail te gaan spitten. Wat is er gebeurd toen je weg was, wat moet je doen en waar moet je nog op reageren?
Ik denk herkenbaar voor iedereen. Maar dan komt de vraag van een collega; Heb je voor mij nog die presentatie over Digitalisering? En dan begint de zoektocht….
Waar stond die presentatie nu, hoe heette deze ook alweer, had ik die niet eerder al gemaakt voor een andere klant, wanneer was dat dan? Of had ik die gemaild aan die ene collega, die vorige maand die presentatie ook wilde. Hoe heette die collega ook alweer? Wacht eens even, misschien in ons klantensysteem, of toch op Intranet?
En dan ben je opeens toch verdwaald
In een omgeving die bekend terrein voor je is, waar je dagelijks komt, waar je (deels) informatie eigenaar van bent en ook nog eens gebruiker, waar (ICT) standaarden zijn ingevoerd en waar je werkt met standaard applicaties, raak je dan toch verdwaald.
Nog even de punten op een rijtje waarom je niet zou hoeven te verdwalen:
- De ICT infrastructuur is altijd voorhanden en vastgelegd in het OSI model.
- Je laptop/PC/ Tablet communiceert via standaarden (TCP/IP) via de IT Infrastructuur met alle Servers en Internet. Waardoor er geen misverstanden ontstaan hoe data wordt getransporteerd en afgeleverd wordt.
- Het gehele systeem is niet van mij, maar ik gebruik het als medewerker omdat het bedrijf waar ik werk hier voor gekozen heeft en ik heb nodig heb om mijn werk te kunnen uitvoeren.
- De gegevens in de diverse ontsluitende applicaties en opslag systemen (waar je zoekt naar bijvoorbeeld een presentatie over Digitalisering) zijn vastgesteld en helder en beschreven. Er is geen verwarring over de terminologie, of je nu een presentatie zoek, een brief, een factuur of een order.
- Je positie wordt bepaald door zoekcriteria die je ingeeft in de applicatie die je voorhanden hebt. Je vertrekpunt is namelijk altijd een vraag, die je stelt aan een bron (en woud) van informatie.
Maar waarom verdwaal je dan toch?
Als je kijkt naar bovenstaande opsomming dan zijn punt 1 en 2 helder. Systemen en communicatie werken, maar zijn niet meer dan faciliterende onderdelen van een veel complexer iets. Het gaat vooral over punt 4 en 5. Daar zit naar mijn idee het grote verschil tussen navigeren in Polen en navigeren op je werk.
Punt 4: Waar je naar zoekt (of wat je gaat opslaan) is vaak niet helder en beschreven, op enkele uitzonderingen na zoals facturen en orders (als je documenten als voorbeeld neemt). Iedereen slaat documenten op op een bepaalde locatie (systeem of applicatie), benoemt deze naar eigen inzicht (metadata) dus voert data in over data en bepaalt zelf wat er opgeslagen moet worden. Wat is waard om te delen, te bewaren, waar op te slaan, hoe op te slaan, hoe te benoemen en voor hoe lang.
Vastleggen van regels en afspraken maken over gebruik en terminologie is noodzakelijk!
Punt 5: Je positie wordt bepaald door je zoekvraag. Maar wat als je niet weet wat je zoekt, of niet helder is welke vragen je kunt stellen aan een applicatie of systeem? Ik zal maar niet ingaan op het feit dat elke e-mail systeem wordt “misbruikt” als Document Beheer Systeem, met folder indeling naar keuze. Ook hier geldt weer dat er afspraken gemaakt moeten worden, deze vastgelegd moeten worden en gebruikt gaan worden.
Systemen zoals Google helpen ons al veel op weg, in het woud wat Internet heet. Zakelijk is het veel makkelijker om structuur aan te brengen, je werkt al volgens regels en procedures. En informatie is daar een logisch onderdeel van.
Wat moet je doen?
Hoe moet je dan te werk gaan om documenten terug te vinden? Dat lijkt een inkopper; onderzoek, leg vast, stem af en voer uit hoe je met informatie omgaat als bedrijf.
De beste methode is om een Document Structuur Plan op te stellen. Ik schreef daar al eerder over.
Als leidraad, stel ik het volgende makkelijke stappenplan voor:
Stap 1: zoek uit welke informatie je nodig hebt om je werk te kunnen doen.
Stap 2: onderzoek op welke manier en via welk kanaal die informatie binnenkomt, verwerkt wordt en weer uit de organisatie gestuurd wordt.
Stap 3: onderzoek wie deze informatie maakt, bewerkt en nodig heeft. Pas dit zo nodig aan. Natuurlijk allemaal binnen de rechten die van toepassing en gekoppeld zijn aan de rollen binnen de organisatie.
Stap 4: bepaal hoe je informatie wilt ontsluiten. En hoe je informatie wilt voorzien van metadata of hoe je dit geheel doorzoekbaar maakt.
Stap 5: bepaal hoe je informatie onderhoudt, vernietigt en hoe je ermee omgaat als je de informatie voor een zekere tijd moet bewaren.
Je bent niet de enige
Een troost: je bent niet de enige die er last van heeft. Onderzoek toont aan dat maar liefst 22% van je werkdag besteedt wordt aan het zoeken, of opnieuw maken, van documenten. En dan hoop je nog maar dat je de laatste versie van een document hebt. Om het nog erger te maken, raakt volgens PwC 1 op de 20 documenten ook nog eens zoek, en kost het 120 euro om een document opnieuw te maken.
Hoe gaat u om met het terugvinden van informatie? Verdwaalt u ook wel eens